辦公空間規(guī)劃中數(shù)據(jù)的意義是什么?

/你的任務(wù)是衡量工作場所的文化、員工士氣、壓力、生產(chǎn)力、幸福感等等嗎?/

我們常用的人數(shù)統(tǒng)計、座位數(shù)等標(biāo)準(zhǔn)都是方便生成對面積需求的典型計算方法，這些不過是簡單的數(shù)字和計數(shù)。對于企業(yè)而言，這些數(shù)字并不能從整體視角反映公司對辦公環(huán)境的核心訴求。以及工作環(huán)境應(yīng)該如何組織來優(yōu)化企業(yè)文化和員工幸福感，同時支持生產(chǎn)力，并為員工創(chuàng)造一個茁壯成長的空間。

那么，首先，文化、道德、生產(chǎn)力和幸福感是如何衡量的呢？這有看似虛無與不可量化的內(nèi)容可以被衡量嗎？如果可以，我們該如何利用這些信息，來創(chuàng)造一種與公司文化相關(guān)的社區(qū)感，并愿意為之買單？另外，這是否可以通過空間規(guī)劃來實(shí)現(xiàn)？

這里的答案是肯定的。成功但需要具備3個重要的原則：

1、一個精心規(guī)劃的過程
2、意識到每個客戶都是獨(dú)一無二的
3、客戶從頭到尾的參與，空間和文化元素的一致性是關(guān)鍵。

始于客戶愿景

/數(shù)據(jù)幫助我們識別和衡量一個公司獨(dú)特的員工、角色類型，以理解如何為所有人設(shè)計一個最佳的空間/

了解客戶對于未來發(fā)展的愿景至關(guān)重要，因?yàn)檫@關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)以及采用怎樣的發(fā)展策略。

與客戶的最初接觸始于愿景，其目的是通過組織研討會，了解客戶對公司事情的重要性是如何進(jìn)行優(yōu)先排序的。討論的主題內(nèi)容可以圍繞服務(wù)的提供、可繼續(xù)發(fā)展以及工作場所文化。作為重要的溝通環(huán)節(jié)，這個過程所提出的問題不僅是為了提取辦公環(huán)境規(guī)劃的目標(biāo)和期望，更是為了能從不同視角、不同觀點(diǎn)建立客戶認(rèn)知，向客戶介紹與空間需求有關(guān)的信息，例如一些最佳的實(shí)踐和參照基準(zhǔn)。

討論與溝通的目的是為了更真實(shí)的理解客戶，通過了解客戶的需求、需要以及期望的優(yōu)先級，可以形成辦公環(huán)境的需求框架。在后續(xù)階段借助這一框架，運(yùn)用不同的方法方式收集更具體與詳細(xì)的信息。

在文化和員工士氣這個主題上，重要的是建立一個讓員工感受到心理安全的環(huán)境。組織文化與公司的組織設(shè)計息息相關(guān)，如果不在組織設(shè)計的情境下考慮組織文化，那么員工士氣和文化很難衡量。因?yàn)槲幕ǔＪ侨藗冊跓o人注意的情況下所做的事情，是一種潛在的社會規(guī)范，其對員工的影響往往超過正式的書面規(guī)范。

設(shè)計基于研究

/理解公司環(huán)境、文化和特性的當(dāng)前狀態(tài)，以及他們未來想要在哪里/

—如何收集數(shù)據(jù)和在有限時間內(nèi)盡可能多的收集數(shù)據(jù)同樣重要，這些數(shù)據(jù)可以形成空間需求的基準(zhǔn)。

在評估一個組織的工作流程或生產(chǎn)力需求時，大多數(shù)公司都會重點(diǎn)關(guān)注一個團(tuán)隊(duì)執(zhí)行的工作類型。然而，理解工作是如何進(jìn)行的同樣重要。探討這個話題需要研究人員具備好奇、開放和探索的心態(tài)。使用調(diào)查“生活中的一天”的方法可以讓員工從不同的角度思考他們的工作活動。處理不同的任務(wù)，他們更喜歡在什么環(huán)境下用什么樣的姿態(tài)？休閑放松的？開放協(xié)作的 ？獨(dú)立封閉的 ？為員工提供可以讓他們選擇適合當(dāng)前任務(wù)的姿勢或環(huán)境，從而提高工作效率。擁有選擇權(quán)的員工表現(xiàn)出更高的效率、更高的敬業(yè)度和更好的身心健康。

研究人們?nèi)绾卧谖锢憝h(huán)境中工作，有時可以消除組織中不同群體的刻板印象。為什么我們認(rèn)為所有的會計師都被吸引到高聳的隔間里?律師們是總是希望被關(guān)在辦公室里，還是更喜歡能讓他們與同事合作辦案的空間？打破刻板印象，可以揭示有洞察力的數(shù)據(jù)，然后我們可以創(chuàng)造性的解決問題和開展計劃。

規(guī)劃源于事實(shí)

/一個團(tuán)隊(duì)的潛在位置、所需的空間大小、團(tuán)隊(duì)之間的空間關(guān)系和支持空間。/

—提出正確的問題，獲取空間規(guī)劃所需的原始數(shù)據(jù)與信息。對采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行宏觀、中觀和微觀的分析。員工每天如何互動？部門或團(tuán)隊(duì)的最佳表現(xiàn)是怎樣的?我們能給“員工/角色”的類型分配一個合適的工作環(huán)境嗎？

例如，當(dāng)一個團(tuán)隊(duì)有足夠多的工作點(diǎn)可供選擇時，他們的工作效率可能是最好的。他們可以是在家工作，也可以是在辦公室內(nèi)提供的專注空間，也可以是在café風(fēng)格的社交會議空間。與此角色類型相關(guān)的特征可以根據(jù)特定的標(biāo)準(zhǔn)和需求被分配一組參數(shù)，然后通過可視化圖形和分析來表示。其中一個參數(shù)可能包括工作點(diǎn)使用比率。基于對這一群體的工作點(diǎn)偏好與期望的理解，可以生成人數(shù)與工作點(diǎn)的比例。也許專注空間是比率是35:1，工作站的工作點(diǎn)共享比率是6:1。因?yàn)檫@個小組需要的座位比他們的人數(shù)要少，所以需要進(jìn)一步交叉檢查與面對面會議和協(xié)作需求有關(guān)的數(shù)據(jù)分析。這有助于確定需要什么種類型和多少支持類的空間。

另一個考慮因素是高峰時段占用的空間需求，即在某一特定時間內(nèi)預(yù)計將有最多的工作人員在辦公室工作。這可能取決于協(xié)作的需要或要求員工在某一天上班的政策。例如，可能會有一個會議，要求每個人每周親自參加，這將表明入住率數(shù)據(jù)達(dá)到高峰，這將需要提供一個支持空間來容納更多數(shù)量的員工。會議室、專注空間和合作空間等可以為每個人提供足夠的座位，讓他們在辦公室時有地方“即插即用”。

保持可定制與自定義

每個組織都有獨(dú)特的員工角色類型。一旦這些類型被識別和分析，待評估的下一步就是調(diào)查員工類型之間如何互動。團(tuán)隊(duì)之間可以共享空間嗎？它是否有利于協(xié)作或工作流？通過對數(shù)據(jù)進(jìn)行整體分析，我們開始了解每個個體與群體的需求，以及如何相互的更大圖景，最終評估如何與更大的公司愿景建立一個整體計劃。

即使有了全面的數(shù)據(jù)收集和分析，不可避免地，在決定最后的方案時，也會有一些變量需要處理。這里的變量可以是任何東西，從未來的增長預(yù)測到可選擇的工作流程。無論變量是什么，它們都可能明顯地改變總面積需求。所以準(zhǔn)備包含各種變量的替代場景是十分必要的。替代場景可以用幾種方式來表示，一個堆棧圖不僅可以給出任何團(tuán)隊(duì)可能需要的相對于建筑物內(nèi)一層可用的面積，而且還可以說明收集到的其他數(shù)據(jù)，例如: 鄰接、理想的支持空間，以及鄰近該層的社交或聚焦空間。

將收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行可視化表現(xiàn)，其中既有定性的也有定量的。它們使客戶以易于理解的方式理解復(fù)雜的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)。與客戶的研討會利用可視化突出各種可能性，并進(jìn)一步幫助優(yōu)先考慮空間需求。最后，數(shù)據(jù)收集和分析過程建立了客戶的信任——這反過來又創(chuàng)造了一個成功的工作場所設(shè)計。